Arbeitszeiten bequem erfassen – auf iPhone, Apple Watch und Mac
Mind the Hour - bequeme Arbeitszeiterfassung
Du bist angestellt, Lehrer oder Beamter und musst deine Arbeitsstunden erfassen? Hast aber keine Lust mehr auf Excel-Tabellen oder Papierkram? Mit Mind the Hour kannst du Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Überstunden und Abwesenheiten auf iPhone, Apple Watch und Mac erfassen – so bequem wie noch nie.
Wie das Bundesarbeitsgericht 2022 festgestellt hat, sind Arbeitgeber in Deutschland dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer festzuhalten. Doch längst nicht alle Arbeitgeber kommen dieser Pflicht nach, auch bis heute nicht. So sind es an vielen Stellen immer noch Papierausdrucke und Excel-Tabellen, die den Missstand retten müssen. Das ist nicht nur umständlich, sondern oft genug auch ungenau. Daher gibt es eine Vielzahl an Apps fürs Smartphone, die Mitarbeitenden selbst ermöglichen, ihre Arbeitszeiten festzuhalten. Als ich selbst auf der Suche nach einer solchen App fürs iPhone war, bin ich auf viele Urgesteine im App Store gestoßen. Die meisten davon haben keine ansprechende Benutzeroberfläche, lassen Funktionen wie Live-Aktivitäten außer Acht und bieten keine einfache, bequeme Möglichkeit zur Erfassung der Arbeitszeit.
Mind the Hour
Daher habe ich meine eigene App, Mind the Hour, zur Arbeitszeiterfassung entwickelt und im App Store veröffentlicht. Sie ist auf iPhone, Apple Watch und Mac verfügbar. Um die Hürde zur Erfassung der Zeit so gering wie möglich zu halten, bietet die App Kurzbefehle, Live-Aktivitäten, Widgets, StandBy, automatische Zeiterfassung im Büro per Standort sowie eine Menüleiste auf dem Mac.
Die Ansicht zur Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten
Kurzbefehle und Widgets
Die App bietet Aktionen für Kurzbefehle, die Arbeits- und Pausenzeiten aufzeichnen und die Arbeit beenden können. So kannst du dir beispielsweise Kurzbefehle erstellen, in denen du gleichzeitig den passenden Fokus für die Arbeit, deine Pausen und den Feierabend aktivierst. Die Kurzbefehle kannst du als Steuerelemente auf dem Sperrbildschirm und im Kontrollzentrum platzieren oder per Sprache mit Siri steuern. Zusätzlich gibt es Widgets für die Zeiterfassung, Mehr- und Minderstunden, das voraussichtliche Arbeitsende sowie Einblicke direkt auf dem Home- und Sperrbildschirm.
Ein Kurzbefehl zur Erfassung der Arbeitszeit auf dem Sperrbildschirm
Live-Aktivitäten und StandBy
Sobald du damit begonnen hast, deine Arbeits- und Pausenzeiten zu erfassen, kannst du sie direkt vom Sperrbildschirm aus und in der Dynamic Island mit einer Live-Aktivität im Blick behalten. Die Live-Aktivitäten geben dir an, wie lange du schon arbeitest bzw. pausierst und wo: im Büro oder im Home Office. Von dort aus kannst du die Zeiterfassung auch direkt steuern. Solltest du dein iPhone während der Arbeit laden, kannst du die Live-Aktivität auch mit StandBy beobachten.
Die Live-Aktivität von Mind the Hour für die Arbeitszeit auf dem Sperrbildschirm
Automatische Erfassung im Büro
Mit der standortbasierten Erfassung kann Mind the Hour dich nicht nur erinnern, wenn du dein Büro erreichst oder verlässt – auf dem iPhone kann die App die Zeiterfassung im Büro auch automatisch starten und beenden. So bleibt die Erfassung im Alltag im Hintergrund, ohne dass du jedes Mal manuell tippen musst.
Überstunden und Export
Solltest du trotzdem einmal vergessen, deine Arbeits- oder Pausenzeiten zu erfassen, kannst du diese im Verlauf jederzeit nachträglich erfassen. In jedem Fall werden deine Überstunden anhand deiner Arbeitszeiten automatisch berechnet und deinem Stundenkonto gutgeschrieben. Je nach Regelung bei deinem Arbeitgeber kann das nach unten und oben hin beschränkt werden. Wenn du in Gleitzeit arbeitest, kannst du abgebaute Überstunden ebenfalls vermerken. Auf Wunsch exportierst du deine Arbeitszeiten als CSV oder Excel.
Dienstreisen, Urlaub und Krankheitstage
Neben der Erfassung deiner Überstunden unterstützt die App auch die Erfassung deiner Dienstreisen, deines Urlaubs und deiner Krankheitstage. Diese werden unter Abwesenheiten zusammengefasst und für deine Arbeitszeit entsprechend berücksichtigt. Gemäß dem Bundesland, in dem du arbeitest, werden auch Feiertage automatisch erfasst. In den Einblicken kannst du deine Abwesenheiten und Arbeitsorte für verschiedene Zeiträume prüfen, das ist vor allem für die Steuererklärung praktisch. Optional kannst du deine Abwesenheiten auch in deinen Apple Kalender synchronisieren. Falls du Slack bei der Arbeit verwendest, kannst du dort Abwesenheiten und Arbeit im Home Office automatisch in deinem Status anzeigen lassen.
Verwendung über Geräte hinweg
Da ich bei der Arbeit ein MacBook verwende und in der Pause auch gerne mal das iPhone im Büro liegen lassen möchte und nur meine Apple Watch bei mir habe, ist Mind the Hour auf diesen Plattformen für mich unverzichtbar. Daher kannst du die App nahtlos auf Apple Watch und Mac verwenden. Für diese plattformübergreifende Nutzung brauchst du keinen Account, denn deine Daten werden automatisch mit iCloud synchronisiert und sind daher auch Teil deines iCloud-Backups.
Auf der Apple Watch hast du Zugriff auf die Zeiterfassung, deinen Verlauf, deine Abwesenheiten und die Einblicke. Alles inklusive Komplikationen und Steuerelementen fürs Kontrollzentrum. Sogar die standort-basierten Erinnerungen funktionieren dort ohne dein iPhone. Lediglich die automatische Zeiterfassung ist dort nicht möglich. Auch auf dem Mac stehen dieselben Funktionen bereit, ergänzt um eine Menüleiste, mit der du deine Arbeitszeit schnell starten, pausieren oder beenden kannst, ohne die App im Vordergrund zu haben.
Zeiterfassung auf der Apple Watch
Steuerung über die Menüleiste auf dem Mac
Für wen ist die App gedacht?
Mit diesen Features taugt Mind the Hour jedem, der seine Arbeitszeiten bequem, digital und präzise erfassen möchte. Besonders sinnvoll ist der Einsatz für Angestellte, den öffentlichen Dienst, wissenschaftliche Mitarbeiter, Beamte und Lehrer. Auch für Führungskräfte in Vertrauensarbeitszeit und Selbstständige lohnt sich Mind the Hour, um der Work-Life-Balance einen Gefallen zu tun. Allerdings bietet die App kein Projekt-Management und kann daher nicht zwischen Projekten und Kunden unterscheiden. Dieses Feature ist auch nicht geplant; dafür kann ich an dieser Stelle auf Timemator verweisen.
Ausblick
Als Nächstes ist unter anderem eine Version fürs iPad geplant sowie eine Integration mit der Bildschirmzeit. Solltest du weitere Ideen haben, schlage sie mir gerne per Mail vor.